学校办公用品包括哪些东西(文化办公用品包括哪些东西)

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学校办公用品包括哪些东西(文化办公用品包括哪些东西)

1.改变你的心态和习惯

几年前,当几乎所有文档都已经电子化的时候,我还在孜孜不倦地保存纸质文档,以至于自己经常被埋进文件堆里,或是重要的会议通知不知道混进了哪堆纸里再也不出现了。

后来,我开始定期整理纸质文档,把它们按月归档,放进箱子封好,很快办公桌虽然清净了,大大小小的纸箱又堆满了办公室的角落。直到有一天我发现,虽然费尽心思保存了浩繁的纸质材料,却似乎从来没有打开过这些箱子,箱子们不过是暗自在角落里发黄,这才导致我对自己的归档习惯产生了怀疑。

“我连一张纸都不会丢!”这是我以前常常挂在嘴边的一句话,我把保存所有的纸质材料当成是一种美德。是啊,当然得留下,“万一”哪天需要用上了呢。

事实上,这样的“万一”也并非没有发生过,但是当我动了要去找到一张纸的念头的时候,又在堆积如山的文件前退缩了,最终我也没有找到我需要的那张纸。我发现保存纸质文件的习惯,往往并非基于实际需要,而是基于一种有一天,某一份纸质文件必然会被用上的执念。

于是我下决心改变这种非理性的执念,克服“万一”心态。

我做了认真的分析:因为零散的纸质文件不太占地方,如果抱着一种“多留一张纸没什么大不了”的心态,很容易就堆积起来,造成“不需要时很碍眼,需要时找不到”的后果。

既然找不到,还不如不留着。自己只留存最少的纸质文件,才能保证有用的文件能够被迅速定位,起到相应的作用,方便自己、方便同事。除了一些“必须”类、“证明”类文件需要原件,大部分情况下我们需要的不是那一张纸,而是纸上的信息。

这时候可以考虑:我还可以从别的地方取得这些信息吗?当然可以——大部分的纸质文件都是由电子文档打印而来,只要保存好电子文档,纸质文件可以随时重新打印;假如手头只有纸质文档,也可以和材料提供方取得联系,请教能否分享一下文档,大多数情况下他们会乐意提供电子文档;又如,很多资料信息,如果完全可以从网上取得,也没有保存的必要,像电器的使用手册啦、各种说明书啦、法规制度汇编啦,平时是不需要的,只有在出现问题时,可能会需要看一眼。这种情况下,无须保留纸质文件,实在要用时,去网上找生产商、数据库下载电子版即可。

想通了,事情就好办了。于是我下决心克服“万一有用”这类的心态,改信“纸质资料一定要毫不留情的丢弃”。每次活动后,我都会在确认有电子文档备份之后毫不犹豫地把议程、会议手册、讲稿等毫不犹豫地扔进文件销毁袋。

自那之后,我发现我很快乐,除了收获奋力一掷的那份快感,我还有了更整洁干净的桌面,更一目了然的存档,甚至更高的工作效率。

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2.该留下的也千万别扔掉

“毫不留情的丢弃”是一剂猛药,为的是打通你的经脉,矫正你的顽疾,即所谓的矫枉务必要过正。如果你接受了,做到了,我们可以再来一些辩证法,说说哪些纸质文件你最好还是留着,需要你在丢弃前加以思考和判断。

原件类:各类正式文件、证书,证明、直接签署的协议,等等,这些纸质文件具有正式的效力,不但不能丢,还要好好收起来。

批示类:领导亲笔批示、在稿件上的改动、随手写就的便签等,一方面具有管理效力,有时甚至是办事的“尚方宝剑”,也是开展工作的一种参考,需要认真保存。

资料类:一些上级单位或兄弟单位提供的数据材料、统计资料、材料汇编、通讯录等,往往没有电子版,在今后的工作中又会频繁使用,就需要妥存。

借鉴类:一些设计新颖精美的会议手册、邀请函、议程、接待手册、年报、单位简介,等等,如果非常精美、极具特色,对你今后的工作或开展类似的活动有一些参考借鉴的意义,就留下它们吧。

需要特别强调的是,留下一定只能是例外,原则仍应当是“丢弃”。

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3.收到名片应全部进行扫描

相信有不少办公室人都和我一样做过这样的工作,每隔一段时间,将瘫倒在桌上的数百张名片分门别类一一塞进名片夹中,再用一张EXCEL表把信息登记上去。

这项工作十分繁复,完成它靠的是坚强的毅力,我早已摆脱这种苦刑,但大概还有很多人还是乐此不疲。

事实上,真正重要的联系人早已被我们存入手机通讯录,所以剩余名片的地位显得非常尴尬,很少有人承认上面印的名字都是相对不那么重要的联系人。那么,丢掉?似乎也不合适,万一哪天机缘巧合,又需求到别人门上,不就抓瞎了?

大部分时候,名片属于那种让人无处安放又弃之不舍的东西,它不像邮票一样有欣赏价值和升值空间,因此也没有太大的必要专门准备一个像集邮册一样的名片夹。其实对于名片,你大可不必如此纠结,只要有智能手机,你可以轻松把它们转化为文字并储存起来。

苹果App Store和Android应用商店中,宣称专门提供名片识别和管理功能的App不下10款。其实功能都大同小异,你可以自己去App Store搜索试试,假如你懒到非要我推荐一款,那我觉得经纬名片通可能是最适合办公室人的。

因为经过我对六款相关软件的实际测试,它有着显著的优点:可以连拍,经纬名片通可以进行连拍,而且用户在连拍的同时可以直接添加名片背面信息;识别率高,本地识别后,该软件会自动在云端进行校准,可以近100%的准确识别各式各样的名片;自动生成电子名片,该软件可以将名片正反面的信息进行整合,快速准确地上传到手机当中,最关键的是我们无须排版,软件就为我们自动生成电子名片,可以立即添加到通讯录中;完全免费,这个不用多说,我实在不想为了扫个名片还要在在线商店上付费。

对待接到的名片,你应当养成习惯,拿到别人的名片后立即用手机软件进行扫描储存,转化为电子名片后存储在通讯录中,至于纸质名片,就偷偷地丢掉吧,但注意千万别被别人看见,要知道,不论谁看见自己的名片被丢进销毁袋都不会好受。

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4.在废纸堆中效率更高纯粹是不靠谱的话

我是独生子,从小就习惯于把家里折腾得乱七八糟,反正有父母跟在后边收拾。工作后到了办公室,也不知收敛。

文件堆成小山,纸张四处散落,私人物品塞满了抽屉,桌上喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志都不稀罕,领回一盒中性笔,用不了一个月就得沦落到问人借笔的地步,很多材料到用的时候,不是拿出来的,而常常是扒出来的,领导同事见了我的桌子都皱眉头。

我振振有词,这不是有研究人员通过一系列的相关研究发现,员工在身处凌乱的环境中时,在试图简化手头的任务时,其实思维更清晰,视觉和心理的杂乱会迫使人们集中精力,而且更能厘清思路。爱因斯坦罗尔德等著名科学家、思想家和作家都以桌子的凌乱而“著称”。

我的名言是:“凌乱的办公桌也许并没有看起来的那么不利,它们所激发起的解决问题的方式可以提高工作效率,或者增强办公室人处理问题时的创造力。”可惜的是,激发创造力的好处还没看得见摸得着,我自己先崩溃了。

一是因为时常翻腾一晚上也找不到曾经见过的一张会议通知,或是同事来找我要份上上个月的资料,然后我吭哧吭哧地在文件栏里找……在抽屉里找……在那几堆文件中找……最后……还没有找到……面对同事“找到了吗,急着用啊”的问询,真的好惭愧啊。

二是只要有同事到办公室,都会围到我的办公桌前参观评论一番,嘴里还啧啧称奇,“不整洁”的名声眼看就要流传开来。

事实上,杂乱的办公桌是否能够激发创造力姑且不论,不整洁的办公桌对办公室人的危害是致命的。

浪费时间和精力

工作无序,没有条理,总是在一切都是乱糟糟的环境中东翻西找,这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。你以为随手一丢非常随意和放松,然而在大多数情况下,资料的堆砌只会让你在寻找文件时忙得满头大汗,最后才能发现你的目标。这样,你的工作时间就浪费在查找丢失的东西上了。

更糟糕的是,随意放置的凌乱的东西会随时分散你的注意力。一个小纪念品、一张画片、一份邀请函都有可能突然出现在你的视线里,把你的注意力转移掉。

影响高效精干稳妥的形象

有位领导跟我说过,他最欣赏部下做事的方式是这样的:向他询问某件事情时,他立刻会从井井有条的文件箱中找出相关文件。当交给他一份报告或计划方案时,他会插入适当的卷宗内,或放入某一档案柜

为什么领导这么想?其实很好理解啊,办公室最重要的素质从来都不是创造力,而是高效、精干、稳妥,整洁的桌面、有条不紊的行动,恰恰说明办公室人具备这种素质,领导当然看在眼里。

换位思考,你想想,如果你走进一个单位的某间办公室,发现他被一大堆卷宗文件所“淹没”,你一定会怀疑他的专业性,也会质疑单位的管理和状态。

其实,整理办公桌是一门大学问,怎样把杂乱无章的东西分类整理归位,怎样对无用的东西断舍离都是收纳这门学问的核心内容。擅长收纳,同时意味着有条理、会组织,生活中如此,工作学习更是如此。

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5.做好办公区的规划是一种“顶层设计”

要想保持办公环境的整洁,且一以贯之,一定有一个前提,那就是办公区有规划。没有规划,东西就没法及时归位,今天在桌面上,明天塞到抽屉里,后天放到边柜里,换来转去,用不了多久就再也记不起东西到底塞到哪个旮旯去了。

一般来说,整个个人办公区,无非是办公桌和抽屉两大块,你要是某大企业董事长,办公室面积几百平,问我办公室该怎么放下一张双人床,那我实在回答不了。

先说说办公桌的规划。

总的原则是越光溜越好,东西越少越好。

想要办公桌整洁,就坚决别把纸质材料、书籍长期堆在桌面上。桌面上放什么?固定放在桌面上的有且只能是必要、常用的办公用品包括:电话、电脑、笔筒、文具盒、当天要用的材料和参考资料等。假如你是一个追求品位的同志,也可适当摆放植物、加湿器、相框等不影响美观与办公严肃性的物品,但最好不要超过3个。

有些人习惯把自己爱看的书、杂志、报纸等放在桌面上,坚决不要这样干,最好看完之后就把它们都放入自己的办公柜中,不要让它们在你工作的时候摆在你面前,因为你的兴趣很有可能把你从工作中拉走,而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。

有些人喜欢把茶叶、饼干之类的零食摆在桌面上,这会给人随便偷懒的感觉,还容易招惹老鼠、蟑螂或者小飞虫。

其次,把办公桌面大致分为左右两个大区。

这是我跟国外一本讲心理学与职场的书学的,觉得很有道理。心理学中有一种NLP(神经语言编程)的理论,认为,人们在回忆过去的事情时倾向于朝左看,而构想未来的蓝图时,则倾向于朝右看。

所以,把这种理论运用于办公桌面的规划,就是把正在处理和已经处理过的材料放在左边,而把能够启发思维的,计划书、参考书等资料放在右手边。

比如,领导批阅过的文件、要丢弃的议程、看过的材料,我一般都放在左手边;而给领导写稿子正在参考的文章、书籍,我都放在右手边,这样感觉确实比较顺手。

再次,把常用办公用品的位置固定住。

造成桌面混乱的另一个原因就是常用办公用品在桌面神游,比如纸巾盒被扯来扯去,文具盒一会在显示器旁边一会到了桌面正中,等等。这些东西体积都挺大,一旦位置变了,整个桌面一下子就乱掉。

对这些用品,一定要争取把它固定在桌面上伸手可及的某处。比如电话,就用卡子固定在桌子的左上角,方便我们一边用左手拿听筒一边用右手记笔记;比如工作笔记本,就放在桌子正中,低头就能看到,拿起笔就能写写画画,不容易忘事,也方便我们记笔记。

比如笔筒、文具盒和纸巾盒,就拿双面胶粘在屏幕右侧、桌子边缘,订书钉、卷笔刀、回形针、便利贴之类的小文具都放到文具盒里,伸手就拿得到,又不会到处乱跑。这些容易在桌面上游走,侵蚀工作空间的东西固定住之后,我们就能长期保持桌面秩序。

最后,不要迷信文件栏和文件筐。

不少人喜欢在桌面上摆放文件栏或文件筐之类的收纳工具,然后把纸质资料放进去,似乎桌面就清爽了。

我反对这样的做法,且不说文件栏或文件筐自己就很占地方,放桌面上,地方一下就少了不少;而且,还极易造成文件的堆积,明明下班时就该扔掉的,还依依不舍地放到文件筐里;明明早该分类整理到书柜或归档的材料,还孜孜不倦地塞到文件栏里。

处理过的或待处理的文件,没必要东塞西塞,摆在桌面上就好,一眼就能看到,也正好提醒你该办的赶紧办,该扔的赶紧扔,该归档的赶紧归档,桌面上的文件会给你前所未有的紧迫感。

至于办公桌的抽屉,你可以稍微放松点标准,毕竟不经常看到。总的原则是把常用的东西放在靠上的抽屉里,不常用的往下层放。我就习惯把名片、名片夹、电话本等放到第一个抽屉里;也可以用专用的磁铁或塑料隔板把抽屉再隔成不同的区域,这样更有秩序;零碎物品可以先装入透明塑料袋,再放入抽屉,避免散落四处。

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6.把桌子整理好再回家

我之前说过,对整理来说,思路再清晰,如果没有习惯支撑,也没啥用。在每天下班前,应该抽出几分钟把办公桌收拾干净,并且每天都按照以上的标准进行清理,这样你就可以结束今天的工作,迎来明天一个好的开始了。要长此坚持下去,养成习惯。

我办公桌左侧地面上放着一个塑料废件箱,身后的书柜上则放着一排按主题分类的文件盒。每天下班前,我都要压抑住归心似箭的心情,把需要保存的纸质文件按主题归档到身后的文件盒里。那些用过的材料,有电子版的打印材料,则毫不怜惜地丢到废件箱里。如此操作,桌面马上就清净了。

按照以上的建议,认真地整理你的办公桌。第二天再来上班时,你会发现办公室的空气仿佛都更清新了,心情为之一振,工作效率也随之增强。同时,你的桌子也不会再因为堆积如山而令人望而止步了。

开工前,先把桌子整理利索吧。

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